Centralka telefoniczna w rekrutacji i agencjach pracy
W rekrutacji telefon jest kluczowy: kandydaci dzwonią w sprawie ofert, dokumentów i statusu aplikacji, a firmy – w sprawie dostępności pracowników i nowych projektów. Ruch bywa intensywny i „falami” (piki po publikacji ogłoszeń), a bez porządku łatwo o zajętość i „zgubione” kontakty.
Wirtualna centralka w chmurze pozwala rozdzielić ruch na kandydatów i klientów, ustawić kolejki w okresach wzmożonego naboru oraz obsłużyć zespół rekruterów pracujących w biurze i zdalnie – na jednym numerze.
Co centralka daje w rekrutacji?
- Podział ruchu – IVR oddziela kandydatów od firm i partnerów.
- Kolejka zamiast zajętości – szczególnie przy dużej liczbie zgłoszeń.
- Porządek w kontaktach – historia połączeń i szybkie oddzwanianie.
- Równoległa praca zespołu – kilku rekruterów obsługuje jeden numer.
- Praca zdalna – odbiór na telefonach IP, aplikacjach mobilnych i komputerach.
- Skalowanie sezonowe – łatwe dodanie osób na czas naborów.
Efekt: kandydaci wiedzą, gdzie dzwonić, a zespół rekrutacyjny ma kontrolę nad napływem zgłoszeń i ich obsługą.
Przykładowy scenariusz obsługi połączeń
Poniższy schemat sprawdza się w agencjach pracy, firmach rekrutacyjnych i działach HR prowadzących masowe nabory:
- Dzwoniący wybiera główny numer rekrutacyjny.
- Centralka odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – kandydaci, 2 – firmy / klienci, 3 – status aplikacji / dokumenty.
- Kandydaci trafiają do kolejki rekruterów, zamiast słyszeć sygnał zajętości.
- Rekruterzy odbierają rozmowy w biurze lub zdalnie (telefon IP, aplikacja mobilna, komputer).
- Jeśli nikt nie odbierze, połączenie pozostaje w historii, a oddzwanianie następuje systematycznie.
Taki układ pozwala obsłużyć dużą liczbę kandydatów bez blokowania linii i bez ręcznego przekierowywania rozmów.
Propozycja menu IVR (minimum, które działa)
- 1 – kandydaci (oferty pracy, status aplikacji, dokumenty)
- 2 – firmy / klienci (nowe zlecenie, status projektu, rozliczenia)
W rekrutacji często „mniej znaczy lepiej”. Dwie opcje wystarczą, aby nie mieszać tematów i nie tracić czasu na przekierowania.
Gdzie centralka szczególnie pomaga?
Masowe nabory i sezony rekrutacyjne
- kolejka zamiast ciągłej zajętości,
- równoległa obsługa wielu kandydatów,
- łatwe zwiększenie liczby rekruterów „na chwilę”.
Agencje pracy tymczasowej
- oddzielne ścieżki dla kandydatów i klientów,
- szybkie przełączanie rozmów między opiekunami projektów,
- porządek w zgłoszeniach i dokumentach.
Działy HR w firmach
- jeden numer rekrutacyjny dla wielu projektów,
- obsługa połączeń przez kilka osób z różnych lokalizacji,
- kontrola nad liczbą i czasem oczekiwania połączeń.
Masowe projekty i kampanie rekrutacyjne – porządek i mierzenie efektów
Rekrutacje na produkcję, sezonowe projekty albo duże wdrożenia generują dużo krótkich telefonów („czy oferta aktualna?”, „jak wygląda grafik?”, „kiedy kolejny etap?”). W takiej sytuacji warto rozdzielić ruch i mierzyć, skąd naprawdę dzwonią kandydaci.
- możesz użyć dodatkowych numerów z listy numerów dla wybranych projektów – w historii połączeń widać wtedy, ile telefonów generuje dana kampania,
- dla masowych rekrutacji włączasz kolejkę połączeń, aby kandydaci nie trafiali na „zajęte”,
- proste komunikaty mogą od razu porządkować rozmowy (np. „przygotuj PESEL / numer ogłoszenia / termin dostępności”),
- po zakończeniu projektu numer można wykorzystać ponownie w kolejnych kampaniach.
Zespół rekruterów zdalnych i rozproszonych
Jeśli część rekruterów pracuje z domu lub w różnych lokalizacjach, centralka spina to w jeden system: dla kandydata to zawsze ten sam numer, a w środku rozdzielasz rozmowy na osoby i kolejki.
- numery wewnętrzne dla rekruterów i opiekunów projektów,
- odbiór rozmów na aplikacji mobilnej lub softphonie,
- przekierowania jako backup, gdy ktoś jest w terenie.
Funkcje kluczowe w rekrutacji
1) IVR i reguły godzinowe
- różne ścieżki dla kandydatów i klientów,
- automatyczne komunikaty po godzinach pracy,
- jasna informacja, kiedy można spodziewać się kontaktu.
2) Kolejki i równoległa obsługa
- kolejki połączeń w okresach szczytu,
- kilku rekruterów odbierających jeden numer,
- kontrola liczby oczekujących.
3) Historia połączeń
- lista połączeń jako baza kontaktów,
- szybkie oddzwanianie do kandydatów,
- mniej zgłoszeń „bez odpowiedzi”.
4) Integracje (opcjonalnie)
- API do ATS/CRM i systemów HR,
- powiązanie połączenia z profilem kandydata,
- łatwiejsze raportowanie efektywności.
Jak uruchomić centralkę dla rekrutacji?
- Załóż konto i wybierz pakiet dla zespołu rekrutacyjnego.
- Dodaj numer rekrutacyjny lub przenieś obecny numer.
- Skonfiguruj IVR (kandydaci / firmy / status aplikacji).
- Ustaw kolejki i reguły godzinowe.
- (Opcjonalnie) połącz centralę z systemem HR przez API.
FAQ (rekrutacja i agencje pracy)
Czy centralka obsłuży dużą liczbę połączeń w krótkim czasie?
Tak. Połączenia trafiają do kolejki, dzięki czemu kandydaci nie słyszą zajętości, a zespół może obsłużyć ruch systematycznie.
Czy kilku rekruterów może odbierać jeden numer?
Tak. Jeden numer może być obsługiwany przez wiele osób jednocześnie, zarówno w biurze, jak i zdalnie.
Co z połączeniami po godzinach pracy?
Możesz ustawić komunikat informacyjny lub scenariusz po godzinach, a oddzwanianie wykonać następnego dnia na podstawie historii połączeń.
Czy można połączyć telefonię z systemem rekrutacyjnym?
Tak. Integracja przez API pozwala powiązać rozmowy z profilem kandydata w ATS/CRM.
Chcesz uporządkować kontakt z kandydatami?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, ustaw IVR i kolejki, a zespół rekrutacyjny obsłuży nawet duże nabory bez chaosu i zajętych linii.