Poczta głosowa na e-mail (voice2email)
Poczta głosowa w usłudze otoTelefon zamienia nieodebrane połączenia w czytelne wiadomości wysyłane na e-mail. Klient zostawia komunikat, a Ty – lub Twój zespół – otrzymujecie nagranie w załączniku i możecie oddzwonić w dogodnym momencie, bez ryzyka utraty ważnego kontaktu.
Dlaczego warto korzystać z poczty głosowej?
Nawet najlepiej zorganizowany zespół nie jest w stanie odebrać każdego telefonu. Poczta głosowa pomaga:
- Nie tracić szans sprzedażowych – jeśli klient dzwoni po godzinach lub w czasie spotkania, zostawia wiadomość, a Ty oddzwaniasz, gdy tylko możesz.
- Utrzymać porządek w zgłoszeniach – każda wiadomość trafia jako plik dźwiękowy na wskazany adres e-mail (lub kilka adresów jednocześnie).
- Pracować z dowolnego miejsca – nagrania odsłuchasz na telefonie, tablecie czy komputerze, bez logowania się do oddzielnego systemu.
- Dostosować komunikat do sytuacji – w powitaniu możesz podać godziny pracy, poinformować o urlopie, awarii czy zmianach w ofercie.
- Łatwo współdzielić skrzynkę – wiadomości mogą trafiać równolegle do kilku osób (np. sprzedaż + biuro obsługi), dzięki czemu ktoś zawsze przejmie temat.
Poczta głosowa jest dostępna we wszystkich pakietach otoTelefon – nie wymaga dodatkowego sprzętu ani licencji.
Jak działa poczta głosowa w usłudze otoTelefon?
- Klient dzwoni na Twój numer stacjonarny lub wewnętrzny.
- Jeśli nikt nie odbiera (albo numer jest zajęty / poza zasięgiem), połączenie jest przekierowane do skrzynki głosowej.
- Klient słyszy powitanie (domyślne lub Twoje własne nagranie) i zostawia wiadomość po sygnale.
- System zapisuje nagranie i wysyła je jako plik audio na wskazane adresy e-mail wraz z informacją o numerze dzwoniącego i czasie połączenia.
- Możesz odsłuchać wiadomość na dowolnym urządzeniu i oddzwonić do klienta, gdy tylko pojawi się na to czas.
Poczta głosowa świetnie współpracuje z innymi funkcjami centrali: przekierowaniami, centralą i kolejkami połączeń.
Przykładowe zastosowania w różnych branżach
Ten sam mechanizm voice2email sprawdza się w wielu typach firm – od kancelarii i przychodni po sklepy internetowe i zespoły serwisowe w terenie. Poniżej scenariusze z linkami do zastosowań.
Kancelaria prawna / biuro rachunkowe
- klient może zostawić numer sprawy i krótkie streszczenie tematu, gdy sekretariat jest zajęty lub poza godzinami pracy;
- wiadomości trafiają na wspólny e-mail kancelarii – łatwo je przypisać do właściwego prawnika lub księgowego;
- w powitaniu możesz od razu poinformować o godzinach kontaktu i zasadach poufności.
Przychodnia / gabinet medyczny
- pacjenci zostawiają prośby o wizytę lub odnowienie recepty, gdy rejestracja jest przeciążona;
- nagrania można odsłuchać w spokojnym momencie i oddzwonić z konkretną propozycją terminu;
- skrzynki można rozdzielić np. na rejestrację ogólną i gabinety prywatne, a po godzinach przełączać scenariusz przez centralę.
Hosting i domeny (support, awarie, billing)
- w awariach po godzinach klient zostawia krótką wiadomość (domena/usługa/opis problemu), a dyżur oddzwania według priorytetu;
- wiadomości trafiają równolegle na skrzynkę supportu i do osoby dyżurnej;
- w powitaniu możesz poprosić o podanie identyfikatora klienta / numeru faktury (billing) lub domeny (techniczne).
Szkoły (publiczne)
- rodzice zostawiają krótką informację (klasa / temat / prośba o kontakt), gdy sekretariat jest zajęty lub po godzinach;
- wiadomości mogą trafiać równolegle do sekretariatu i skrzynki „organizacyjnej”, aby ktoś przejął temat;
- w powitaniu poproś o klasę/wychowawcę – to przyspiesza oddzwanianie i przekierowanie.
Sklep internetowy / e-commerce
- zgłoszenia dotyczące zamówień i reklamacji wpadają w formie wiadomości głosowych, które łatwo powiązać z konkretnymi zamówieniami;
- nagrania mogą trafiać zarówno do obsługi klienta, jak i do działu logistycznego;
- w powitaniu można poprosić o numer zamówienia i podać alternatywną ścieżkę kontaktu (formularz / e-mail).
Serwisy awaryjne i zespoły w terenie (HVAC, elektrycy, hydraulicy, AGD)
- klient zostawia lokalizację, opis usterki i preferowany termin – gdy ekipa jest „w robocie” i nie może odebrać;
- wiadomości trafiają na wspólną skrzynkę dyspozytora oraz do kilku techników – ktoś zawsze przejmie temat;
- łatwo mieć oddzielne skrzynki dla „awarii pilnych”, wycen i serwisu gwarancyjnego.
Fotowoltaika / pompy ciepła (sprzedaż, audyty, montaże, serwis)
- gdy handlowcy są w terenie, leady nie przepadają – klient zostawia adres i zakres zapytania (wycena/audyt/serwis);
- nagrania trafiają do sprzedaży i koordynatora realizacji, co przyspiesza oddzwanianie i planowanie;
- osobne skrzynki dla wycen i serwisu porządkują temat od pierwszego kontaktu.
Praca zdalna / hybrydowa
- wiadomości trafiają na e-mail, więc zespół może je odsłuchać z domu, biura i w terenie;
- łatwo współdzielić skrzynkę – oddzwania ta osoba, która jest dostępna;
- voice2email porządkuje kontakt po godzinach bez „gubienia” numerów.
Zobacz też pełną listę scenariuszy branżowych w: centralka telefoniczna – zastosowania.
Jak włączyć pocztę głosową (voice2email)?
Krok 1. Utworzenie skrzynki głosowej
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Przejdź do zakładki Skrzynki głosowe.
- Kliknij ikonę Dodaj skrzynkę.
- W polu Nazwa skrzynki głosowej wpisz czytelną nazwę (np. „Poczta – biuro”, „Poczta – serwis”) i przejdź dalej.
- W części Dostępni użytkownicy wybierz osoby, które mają otrzymywać nagrania na e-mail i przenieś je do sekcji Przypisani użytkownicy.
- (Opcjonalnie) Dodaj dodatkowe adresy e-mail, na które mają być wysyłane nagrania – np. wspólną skrzynkę działu.
- Zapisz ustawienia przyciskiem Zatwierdź.
Krok 2. Ustawienie przekierowania na pocztę głosową
- W panelu przejdź do zakładki Telefony → Ustawienie telefonu.
- Wybierz telefon / obiekt, dla którego chcesz włączyć pocztę.
- Otwórz sekcję Przekierowania.
- Ustal, kiedy ma nastąpić przekierowanie – np. gdy nie odbiera, gdy zajęty lub gdy niedostępny.
- Przy wybranym typie przekierowania kliknij w „kwadracik” Obiekt i wskaż utworzoną wcześniej skrzynkę głosową.
- Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.
Krok 3. Własne powitanie skrzynki
Domyślne powitanie brzmi „Nagraj wiadomość po sygnale”. Jeśli chcesz, aby brzmiało bardziej profesjonalnie:
- przygotuj własne nagranie i wgraj je zgodnie z opisem w sekcji Własne powitanie (IVR Player),
- w ustawieniach skrzynki głosowej wskaż ten plik jako powitanie odtwarzane przed nagrywaniem wiadomości.
Dobre praktyki przy korzystaniu z poczty głosowej
- Powiedz, kiedy oddzwonisz – w powitaniu podaj realny czas reakcji (np. „Oddzwonimy najpóźniej następnego dnia roboczego”).
- Poproś o konkretne dane – np. imię i nazwisko, nazwę firmy, numer zamówienia lub numer sprawy. Ułatwi to późniejszą obsługę.
- Podziel skrzynki według działów – osobna poczta dla sprzedaży, serwisu czy recepcji pomaga szybko przypisać sprawy do właściwych osób.
- Regularnie porządkuj nagrania – ważne wiadomości archiwizuj na dysku lub w systemie CRM, a stare nagrania usuwaj, żeby skrzynka była zawsze aktualna.
- Przetestuj scenariusze – zrób kilka połączeń testowych z różnych numerów i sprawdź, czy przekierowania, powitania i wysyłka na e-mail działają zgodnie z oczekiwaniami.
Najczęstsze pytania o pocztę głosową
Czy wiadomości głosowe są gdzieś przechowywane?
Podstawowym miejscem, w którym otrzymujesz nagrania, jest skrzynka e-mail wskazana w konfiguracji. Dodatkowo przez określony czas nagrania mogą być dostępne w panelu klienta – tam łatwo sprawdzisz, kiedy i z jakiego numeru zostało nagrane konkretne zgłoszenie.
Czy mogę wysyłać nagrania na kilka adresów jednocześnie?
Tak. Dla każdej skrzynki głosowej możesz wskazać kilku przypisanych użytkowników oraz dodatkowe adresy e-mail. To wygodne np. gdy chcesz, aby wiadomości trafiały równolegle do całego zespołu obsługi klienta.
Czy poczta głosowa jest dodatkowo płatna?
Poczta głosowa z nagraniem na e-mail (voice2email) jest elementem pakietów otoTelefon. Płacisz wyłącznie za sam pakiet i ewentualne połączenia wychodzące – nie ma osobnego abonamentu za skrzynki głosowe.
Czy mogę mieć osobną skrzynkę dla każdego użytkownika?
Tak. Możesz tworzyć wiele skrzynek głosowych – osobne dla działów (sprzedaż, serwis) lub dla konkretnych osób. Każda skrzynka ma własną konfigurację adresów e-mail i powitania.
Co się dzieje, gdy odbiorę telefon zanim poczta się włączy?
Jeśli połączenie zostanie odebrane przez Ciebie lub innego użytkownika zanim zadziała przekierowanie na pocztę głosową, klient rozmawia normalnie – wiadomość nie jest nagrywana. Poczta głosowa uruchamia się tylko wtedy, gdy nikt nie odbierze lub telefon jest niedostępny zgodnie z ustawionymi regułami.
Zobacz także
Poczta głosowa najlepiej działa razem z innymi funkcjami systemu:
- Własne powitanie (IVR Player) – profesjonalne zapowiedzi przed nagrywaniem wiadomości.
- Przekierowanie połączeń – ustaw zasady, kiedy połączenia mają trafiać na pocztę głosową.
- Centralka telefoniczna – pełna logika IVR, kolejki i obsługa wielu działów.
- Lista połączeń – podgląd wszystkich połączeń, także tych zakończonych pozostawieniem wiadomości.
- Nagrywanie rozmów – jeśli oprócz wiadomości na poczcie chcesz nagrywać także odebrane rozmowy.
Nie chcesz, żeby jakikolwiek telefon „przepadł”?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, włącz pocztę głosową na swoich numerach i odbieraj wiadomości głosowe wygodnie na e-mail – w biurze, w domu i w terenie.
Załóż konto Porozmawiaj z nami o konfiguracji poczty głosowej