Poczta głosowa - otoTelefon.pl

Dlaczego warto korzystać z poczty głosowej?

Nawet najlepiej zorganizowany zespół nie jest w stanie odebrać każdego telefonu. Poczta głosowa pomaga:

Nie tracić szans sprzedażowych – jeśli klient dzwoni po godzinach lub w czasie spotkania, zostawia wiadomość, a Ty oddzwaniasz, gdy tylko możesz.
Utrzymać porządek w zgłoszeniach – każda wiadomość trafia jako plik dźwiękowy na wskazany adres e‑mail (lub kilka adresów jednocześnie).
Pracować z dowolnego miejsca – nagrania odsłuchasz na telefonie, tablecie czy komputerze, bez logowania się do oddzielnego systemu.
Dostosować komunikat do sytuacji – w powitaniu możesz podać godziny pracy, poinformować o urlopie, awarii czy zmianach w ofercie.
Łatwo współdzielić skrzynkę – wiadomości mogą trafiać równolegle do kilku osób (np. sprzedaż + biuro obsługi), dzięki czemu ktoś zawsze przejmie temat.

Poczta głosowa jest dostępna we wszystkich pakietach otoTelefon – nie wymaga dodatkowego sprzętu ani licencji.

Jak działa poczta głosowa w usłudze otoTelefon?

Klient dzwoni na Twój numer stacjonarny lub wewnętrzny.
Jeśli nikt nie odbiera (albo numer jest zajęty / poza zasięgiem), połączenie jest przekierowane do skrzynki głosowej.
Klient słyszy powitanie (domyślne lub Twoje własne nagranie) i zostawia wiadomość po sygnale.
System zapisuje nagranie i wysyła je jako plik audio na wskazane adresy e‑mail wraz z informacją o numerze dzwoniącego i czasie połączenia.
Możesz odsłuchać wiadomość na dowolnym urządzeniu i oddzwonić do klienta, gdy tylko pojawi się na to czas.

Poczta głosowa świetnie współpracuje z innymi funkcjami centrali: przekierowaniami, centralą i kolejkami połączeń.

Przykładowe zastosowania w różnych branżach

Ten sam mechanizm voice2email sprawdza się w wielu typach firm – od kancelarii i przychodni po sklepy internetowe i zespoły serwisowe w terenie.

Kancelaria prawna / biuro rachunkowe

klient może zostawić numer sprawy i krótkie streszczenie tematu, gdy sekretariat jest zajęty lub poza godzinami pracy;
wiadomości trafiają na wspólny e‑mail kancelarii – łatwo je przypisać do właściwego prawnika lub księgowego;
w powitaniu możesz od razu poinformować o godzinach kontaktu i zasadach poufności.

Przychodnia, gabinet, klinika

pacjenci zostawiają prośby o wizytę lub odnowienie recepty, gdy rejestracja jest przeciążona;
nagrania można odsłuchać w spokojnym momencie i oddzwonić z konkretną propozycją terminu;
skrzynki można rozdzielić np. na rejestrację ogólną i gabinety prywatne.

Sklep internetowy / e‑commerce

zgłoszenia dotyczące zamówień i reklamacji wpadają w formie wiadomości głosowych, które łatwo powiązać z konkretnymi zamówieniami;
nagrania mogą trafiać zarówno do obsługi klienta, jak i do działu logistycznego;
w powitaniu można podać link do formularza oraz godziny pracy infolinii.

Salony, serwis, deweloper, zespoły w terenie

klienci zostawiają informacje o modelu auta, numerze mieszkania czy lokalizacji instalacji, gdy nikt nie może odebrać;
nagrania są przeglądane i rozdzielane między doradców lub techników, dzięki czemu żadne zgłoszenie nie ginie;
łatwo mieć oddzielne skrzynki dla sprzedaży, serwisu i dyspozytorni.

Jak włączyć pocztę głosową (voice2email)?

Krok 1. Utworzenie skrzynki głosowej

Zaloguj się do panelu klienta .
Przejdź do zakładki Skrzynki głosowe.
Kliknij ikonę Dodaj skrzynkę.
W polu Nazwa skrzynki głosowej wpisz czytelną nazwę (np. „Poczta – biuro”, „Poczta – serwis”) i przejdź dalej.
W części Dostępni użytkownicy wybierz osoby, które mają otrzymywać nagrania na e‑mail i przenieś je do sekcji Przypisani użytkownicy.
(Opcjonalnie) Dodaj dodatkowe adresy e‑mail, na które mają być wysyłane nagrania – np. wspólną skrzynkę działu.
Zapisz ustawienia przyciskiem Zatwierdź.

Krok 2. Ustawienie przekierowania na pocztę głosową

W panelu przejdź do zakładki Telefony → Ustawienie telefonu.
Wybierz telefon / obiekt, dla którego chcesz włączyć pocztę.
Otwórz sekcję Przekierowania.
Ustal, kiedy ma nastąpić przekierowanie – np. gdy nie odbiera, gdy zajęty lub gdy niedostępny.
Przy wybranym typie przekierowania kliknij w „kwadracik” Obiekt i wskaż utworzoną wcześniej skrzynkę głosową.
Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.

Krok 3. Własne powitanie skrzynki

Domyślne powitanie brzmi „Nagraj wiadomość po sygnale”. Jeśli chcesz, aby brzmiało bardziej profesjonalnie:

przygotuj własne nagranie i wgraj je zgodnie z opisem w sekcji Własne powitanie (IVR Player),
w ustawieniach skrzynki głosowej wskaż ten plik jako powitanie odtwarzane przed nagrywaniem wiadomości.

Dobre praktyki przy korzystaniu z poczty głosowej

Powiedz, kiedy oddzwonisz – w powitaniu podaj realny czas reakcji (np. „Oddzwonimy najpóźniej następnego dnia roboczego”).
Poproś o konkretne dane – np. imię i nazwisko, nazwę firmy, numer zamówienia lub numer sprawy. Ułatwi to późniejszą obsługę.
Podziel skrzynki według działów – osobna poczta dla sprzedaży, serwisu czy recepcji pomaga szybko przypisać sprawy do właściwych osób.
Regularnie porządkuj nagrania – ważne wiadomości archiwizuj na dysku lub w systemie CRM, a stare nagrania usuwaj, żeby skrzynka była zawsze aktualna.
Przetestuj scenariusze – zrób kilka połączeń testowych z różnych numerów i sprawdź, czy przekierowania, powitania i wysyłka na e‑mail działają zgodnie z oczekiwaniami.

Najczęstsze pytania o pocztę głosową

Czy wiadomości głosowe są gdzieś przechowywane?

Podstawowym miejscem, w którym otrzymujesz nagrania, jest skrzynka e‑mail wskazana w konfiguracji. Dodatkowo przez określony czas nagrania mogą być dostępne w panelu klienta – tam łatwo sprawdzisz, kiedy i z jakiego numeru zostało nagrane konkretne zgłoszenie.

Czy mogę wysyłać nagrania na kilka adresów jednocześnie?

Tak. Dla każdej skrzynki głosowej możesz wskazać kilku przypisanych użytkowników oraz dodatkowe adresy e‑mail. To wygodne np. gdy chcesz, aby wiadomości trafiały równolegle do całego zespołu obsługi klienta.

Czy poczta głosowa jest dodatkowo płatna?

Poczta głosowa z nagraniem na e‑mail (voice2email) jest elementem pakietów otoTelefon. Płacisz wyłącznie za sam pakiet i ewentualne połączenia wychodzące – nie ma osobnego abonamentu za skrzynki głosowe.

Czy mogę mieć osobną skrzynkę dla każdego użytkownika?

Tak. Możesz tworzyć wiele skrzynek głosowych – osobne dla działów (sprzedaż, serwis) lub dla konkretnych osób. Każda skrzynka ma własną konfigurację adresów e‑mail i powitania.

Co się dzieje, gdy odbiorę telefon zanim poczta się włączy?

Jeśli połączenie zostanie odebrane przez Ciebie lub innego użytkownika zanim zadziała przekierowanie na pocztę głosową, klient rozmawia normalnie – wiadomość nie jest nagrywana. Poczta głosowa uruchamia się tylko wtedy, gdy nikt nie odbierze lub telefon jest niedostępny zgodnie z ustawionymi regułami.

Zobacz także

Poczta głosowa najlepiej działa razem z innymi funkcjami systemu:

Własne powitanie (IVR Player) – profesjonalne zapowiedzi przed nagrywaniem wiadomości.
Przekierowanie połączeń – ustaw zasady, kiedy połączenia mają trafiać na pocztę głosową.
Centralka telefoniczna – pełna logika IVR, kolejki i obsługa wielu działów.
Lista połączeń – podgląd wszystkich połączeń, także tych zakończonych pozostawieniem wiadomości.
Nagrywanie rozmów – jeśli oprócz wiadomości na poczcie chcesz nagrywać także odebrane rozmowy.

Nie chcesz, żeby jakikolwiek telefon „przepadł”?

Załóż konto w usłudze otoTelefon, włącz pocztę głosową na swoich numerach i odbieraj wiadomości głosowe wygodnie na e‑mail – w biurze, w domu i w terenie.

Załóż konto Porozmawiaj z nami o konfiguracji poczty głosowej