Centralka telefoniczna dla firm od pomp ciepła (sprzedaż, audyty, montaże, serwis)
W branży pomp ciepła telefon obsługuje cały cykl: wyceny i dobór urządzenia, umawianie wizji lokalnej, koordynację terminów montażu, a potem serwis i zgłoszenia gwarancyjne. Zespół jest często w terenie, więc bez dobrej organizacji łatwo o zajętość i utracone leady — szczególnie w sezonie.
Wirtualna centralka w chmurze w usłudze otoTelefon pozwala to uporządkować: krótkie IVR do rozdzielenia tematów, kolejka zamiast „zajęte”, przekierowania na ekipę w terenie oraz scenariusze po godzinach (IVR Switch + voice2email).
Co centralka daje firmie HVAC w praktyce?
- Rozdział spraw – wycena, audyt, realizacja i serwis nie mieszają się na jednym numerze.
- Mniej utraconych leadów – kolejka połączeń zamiast zajętości w szczycie.
- Praca w terenie – przekierowania na komórkę/aplikację, gdy trwa wizja lokalna lub montaż.
- Sprawniejsza realizacja – szybkie przełączanie do koordynatora i osób od terminów.
- Porządek w oddzwanianiu – historia połączeń jako lista „do odzyskania”.
- Serwis bez blokowania sprzedaży – osobna ścieżka IVR dla gwarancji i zgłoszeń pilnych.
Efekt: klient szybciej trafia do właściwej ścieżki, a Twoja organizacja ma porządek w telefonach nawet wtedy, gdy połowa zespołu jest u klientów.
Przykładowy scenariusz obsługi klienta
Prosty układ IVR, który dobrze działa w firmach montażowych i serwisowych:
- Klient dzwoni na numer firmy w otoTelefon.
- Odtwarza się krótkie powitanie i informacja o godzinach obsługi (IVR Switch).
- IVR rozdziela temat: 1 – wycena i dobór, 2 – audyt / wizja lokalna, 3 – realizacja / terminy, 4 – serwis / gwarancja.
- Wyceny trafiają do sprzedaży (lub kolejki sprzedażowej), audyty do osoby od terminów, realizacja do koordynatora, a serwis do własnej ścieżki.
- Gdy zespół jest w terenie, połączenia mogą być przekierowane na komórkę lub odebrane w aplikacji mobilnej.
- Jeśli nikt nie odbierze — działa kolejka i/lub voice2email, a oddzwanianie robisz z historii połączeń.
Propozycja menu IVR (pompy ciepła)
- 1 – wycena i dobór urządzenia
- 2 – audyt / umówienie terminu
- 3 – status realizacji / koordynacja
- 4 – serwis / gwarancja (pilne)
Jeśli wolisz jeszcze prościej, możesz skrócić to do 3 opcji (wycena / realizacja / serwis), ale rozdzielenie audytu często oszczędza czas w koordynacji.
Praca w terenie (audyt, montaż, uruchomienie)
- gdy ekipa jest u klienta, połączenia mogą trafiać do koordynatora lub innej osoby „backup”,
- przekierowania działają szczególnie dobrze dla tematów pilnych (serwis),
- gdy jedna osoba jest zajęta — możesz użyć list dystrybucji lub kolejki,
- historia połączeń ułatwia oddzwanianie do nieodebranych.
Dzięki temu nie tracisz zapytań w „godzinach terenowych”, a klient ma wrażenie, że firma działa sprawnie i przewidywalnie.
Jak uruchomić centralkę w firmie od pomp ciepła?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby osób (sprzedaż/koordynacja/serwis).
- Wybierz numer miejski lub rozpocznij przeniesienie numeru.
- Ustaw powitanie, IVR Menu i reguły po godzinach (IVR Switch).
- Włącz kolejkę połączeń dla sprzedaży oraz przekierowania dla zespołu w terenie.
- Skonfiguruj voice2email, żeby nie gubić tematów po godzinach.
FAQ (pompy ciepła)
Czy da się rozdzielić wyceny od serwisu, żeby się nie mieszały?
Tak. IVR Menu pozwala od razu rozdzielić temat rozmowy, a potem kierować do właściwej osoby lub kolejki. Dzięki temu serwis nie blokuje sprzedaży (i odwrotnie).
Czy połączenia da się odbierać w terenie?
Tak. Możesz użyć przekierowań na komórkę albo odbierać rozmowy w aplikacji mobilnej/na komputerze, zachowując jeden numer firmowy.
Co po godzinach – czy klient może zostawić wiadomość?
Tak. voice2email pozwala zostawić wiadomość, która trafia na e-mail, a Ty oddzwaniasz następnego dnia z historii połączeń.
Czy kolejka ma sens w tej branży?
Tak – szczególnie w okresach wzmożonego ruchu. Kolejka połączeń eliminuje „zajęte” i daje klientowi jasną informację, że połączenie jest obsługiwane.
Chcesz uporządkować telefony między wyceną, montażem i serwisem?
Ustaw krótkie IVR, kolejkę dla sprzedaży oraz scenariusze po godzinach dla serwisu. Dzięki temu nowe zapytania nie będą ginęły, a klient szybciej trafi do właściwej ścieżki.