Konferencja przez telefon
Usługa konferencji telefonicznej w otoTelefon to wygodny sposób na spotkania głosowe nawet z kilkunastoma–dwudziestoma osobami jednocześnie – bez podróży służbowych i bez logowania do dodatkowych aplikacji. Wszyscy uczestnicy dzwonią na numer pokoju konferencyjnego, podają PIN i dołączają do rozmowy z dowolnego telefonu.
Wirtualny pokój konferencyjny w Twojej centrali
Po utworzeniu pokoju konferencyjnego system przydziela mu numer stacjonarny oraz kod PIN. Każdy, kto zadzwoni na ten numer i wprowadzi PIN, dołącza do rozmowy – niezależnie od tego, czy korzysta z telefonu IP, komórki, zwykłego telefonu stacjonarnego czy softphone’a.
- do jednego pokoju może dołączyć jednocześnie do ok. 20 osób – idealnie na spotkania zespołu, statusy projektowe, narady zarządu czy konsultacje z klientami;
- uczestnicy mogą dzwonić z dowolnej sieci – z biura, z domu, w podróży służbowej lub z zagranicy; nie muszą instalować żadnego dodatkowego oprogramowania;
- z poziomu panelu klienta możesz także „zadzwonić po uczestników” – system sam wykona połączenia na wskazane numery i połączy je z pokojem;
- konferencja jest częścią Twojej wirtualnej centrali, dzięki czemu może współpracować m.in. z nagrywaniem rozmów oraz innymi usługami IVR.
Jak działa konferencja przez telefon w praktyce?
- W panelu klienta zakładasz pokój konferencyjny – nadajesz mu nazwę (np. „Zarząd”, „Projekt X”, „Zespół sprzedaży”).
- Przypisujesz do pokoju numer miejski w Twojej sieci (albo zamawiasz dodatkowy numer, jeśli wszystkie są już używane).
- Ustawiasz kod PIN oraz wskazujesz konta użytkowników, które będą mogły zarządzać konferencją.
- Wysyłasz uczestnikom informacje: numer pokoju, PIN oraz godzinę spotkania – każdy może dołączyć z dowolnego telefonu.
- W razie potrzeby, z panelu klienta wybierasz numery uczestników, a system sam do nich dzwoni i dodaje do rozmowy.
- Jeżeli w Twoim pakiecie jest aktywne nagrywanie rozmów, możesz również nagrywać konferencje i odsłuchiwać je później w panelu lub pobrać na dysk.
Całość konfigurujesz samodzielnie w panelu – bez pomocy działu IT i bez instalowania dodatkowego sprzętu.
Jak firmy wykorzystują konferencje przez telefon?
Telefoniczna konferencja sprawdza się wszędzie tam, gdzie trzeba szybko połączyć kilka–kilkanaście osób, z których część ma tylko zwykły telefon. Oto kilka typowych scenariuszy:
Kancelaria prawna / biuro rachunkowe
- narady zespołu i omówienie spraw klientów z partnerami pracującymi zdalnie;
- telekonferencje z klientami, biegłymi i doradcami – każdy dzwoni jak na zwykły numer stacjonarny;
- możliwość nagrania ustaleń i przechowania nagrań w module nagrywania rozmów.
Przychodnia / medycyna
- telekonsylia – kilku lekarzy konsultuje przypadek pacjenta bez wyjazdów;
- szybkie odprawy zespołu (np. zmiany dyżurów, organizacja szczepień);
- możliwość połączenia lekarza, pacjenta i tłumacza w jednym pokoju.
E‑commerce / zespoły sprzedaży
- codzienne statusy sprzedażowe dla rozproszonego zespołu;
- konferencje z partnerami, magazynem i kurierem w sytuacjach kryzysowych;
- omawianie kampanii z agencją marketingową – każdy łączy się z własnego telefonu.
IT, logistyka, zarząd rozproszony
- szybkie „incident calls” przy awariach systemów;
- narady dyspozytorów z kierowcami w trasie;
- spotkania zarządu z osobami z kilku oddziałów – bez konieczności łączenia przez komputer.
W wielu firmach konferencje telefoniczne są po prostu uzupełnieniem wideokonferencji – działają wtedy, gdy ktoś nie ma internetu lub może rozmawiać wyłącznie przez telefon.
Jak założyć pokój konferencyjny?
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Przejdź do zakładki Konferencje → Dodaj konferencję.
- W kroku 1 podaj nazwę pokoju (np. „Zespół sprzedaży”) i przejdź Dalej.
- W kroku 2 przypisz numer, na który będą dzwonili uczestnicy. Możesz wybrać istniejący numer z pakietu lub – jeśli potrzebujesz oddzielnego numeru tylko do konferencji – zamówić dodatkowy numer (jednorazowa opłata 20 zł netto).
- W kroku 3 wskaż użytkowników uprawnionych do zarządzania konferencją.
- W kroku 4 wybierz konto telefoniczne, przez które system będzie zestawiał połączenia z zapraszanymi uczestnikami, oraz ustaw zabezpieczający kod PIN.
Po zapisaniu ustawień pokój konferencyjny jest gotowy – możesz przesłać numer i PIN uczestnikom lub dzwonić do nich bezpośrednio z poziomu panelu.
Wypróbuj konferencję bez rejestracji
Chcesz sprawdzić, jak to działa w praktyce? Zadzwoń teraz ze swojego telefonu na numer 22 378 21 98, wprowadź kod PIN 1234# i poproś co najmniej dwie osoby, aby zrobiły to samo. Zobaczysz, jak działa wspólna rozmowa w jednym pokoju konferencyjnym.
Połączenie jest rozliczane jak zwykłe połączenie na polski numer stacjonarny według cennika Twojego operatora.
Konferencje w pakietach otoTelefon
Dostęp do usługi konferencji telefonicznej jest wliczony w każdy pakiet otoTelefon – od #1 do #30. Płacisz tylko za wykonane połączenia, zgodnie z cennikiem połączeń minutowych.
- połączenia między numerami w sieci otoTelefon są bezpłatne;
- jeżeli zapraszasz uczestników z poziomu panelu, koszt połączeń jest naliczany tak, jak przy zwykłych połączeniach wychodzących z Twojej sieci;
- gdy uczestnik dzwoni z zewnętrznej sieci na numer pokoju, płaci swojemu operatorowi jak za połączenie z polskim numerem stacjonarnym;
- dodatkowy numer stacjonarny (np. wyłącznie do konferencji) kosztuje jednorazowo 20 zł netto – bez miesięcznego abonamentu – tak jak w usłudze multinumer.
Szczegółowe informacje o cenach pakietów znajdziesz w cenniku pakietów otoTelefon.
Najczęstsze pytania o konferencje przez telefon
Ile osób może jednocześnie uczestniczyć w konferencji?
Standardowy pokój konferencyjny obsługuje rozmowę z do ok. 20 uczestnikami jednocześnie. W praktyce wystarcza to na narady zespołu, spotkania z klientami czy konsultacje kilku działów.
Czy uczestnicy muszą instalować dodatkowe aplikacje?
Nie. Wszyscy dzwonią jak na zwykły numer stacjonarny i po usłyszeniu zapowiedzi wpisują kod PIN. To szczególnie wygodne, gdy część osób ma ograniczony dostęp do internetu lub korzysta tylko z telefonu komórkowego.
Czy mogę nagrywać telekonferencje?
Tak. Jeśli w Twoim pakiecie jest aktywny dodatek nagrywanie rozmów, możesz nagrywać również konferencje. Nagrania będą dostępne w panelu klienta – możesz je odsłuchiwać online lub pobrać na dysk do archiwum.
Czy konferencje są dostępne w każdym pakiecie?
Tak. Usługa konferencji telefonicznej jest dostępna we wszystkich pakietach otoTelefon – wybierasz jedynie pakiet odpowiedni do liczby użytkowników i intensywności korzystania z telefonu.
Czy mogę mieć kilka pokoi konferencyjnych?
Możesz utworzyć kilka pokojów konferencyjnych – np. osobny dla zarządu, sprzedaży i wsparcia. Każdy pokój ma własną nazwę, numer i PIN, dzięki czemu rozmowy nie mieszają się ze sobą.
Zobacz także
Konferencja przez telefon najlepiej działa razem z innymi funkcjami systemu:
- Centralka telefoniczna – kompletne środowisko IVR i numerów wewnętrznych.
- Nagrywanie rozmów – archiwizacja ważnych ustaleń z konferencji.
- Tryb call center – jeśli Twoje konferencje to część większej infolinii lub zespołu sprzedaży.
- Integracja przez API – możliwość powiązania historii połączeń konferencyjnych z CRM lub systemem ticketowym.
Chcesz prowadzić spotkania bez wychodzenia z biura?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, włącz konferencję w swoim pakiecie i utwórz pierwszy pokój konferencyjny. Po kilku minutach możesz rozmawiać z klientami i współpracownikami tak, jak w profesjonalnym systemie konferencyjnym.