Centralka telefoniczna w gastronomii (restauracje, dostawy, catering)
W gastronomii telefon działa w rytmie „szczytów”: lunch, popołudnia, weekendy i okresy eventowe. Klienci dzwonią z zamówieniami, rezerwacjami stolików, pytaniami o menu, a w cateringu firmowym dochodzą ustalenia logistyczne i szybkie korekty. Zajęta linia zwykle oznacza stracone zamówienie.
Wirtualna centralka w chmurze pozwala uporządkować obsługę: IVR do rozdziału spraw, kolejkę zamiast zajętości, szybkie przełączanie do koordynatora / kuchni oraz automatyczne komunikaty zależne od pory dnia (np. „zamówienia przyjmujemy do…”).
Co centralka daje gastronomii?
- Więcej odebranych zamówień – zamiast zajętości działa kolejka połączeń.
- Podział spraw – IVR oddziela zamówienia, catering i reklamacje.
- Szybsza obsługa – rozmowy trafiają do właściwej osoby od razu.
- Porządek w oddzwanianiu – historia połączeń.
- Praca zespołowa – kilka osób odbierających jeden numer.
- Po godzinach – komunikat lub wiadomość zamiast „martwego telefonu”.
Efekt jest prosty: mniej straconych telefonów, krótszy czas obsługi i większa liczba zrealizowanych zamówień.
Przykładowy scenariusz obsługi telefonu
Uniwersalny schemat, który sprawdza się w restauracjach, pizzeriach i firmach cateringowych:
- Klient dzwoni na główny numer lokalu.
- Centralka odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – zamówienia (dostawa / odbiór) / rezerwacja, 2 – catering firmowy, 3 – reklamacje / sprawy pilne.
- Zamówienia trafiają do kolejki, dzięki czemu klienci nie słyszą zajętości.
- Połączenia są odbierane przez obsługę sali, koordynatora lub kuchnię (np. przez numery wewnętrzne).
- Jeśli nikt nie odbierze, klient może zostawić wiadomość (voice2email), a lokal oddzwania z historii połączeń.
Taki układ ogranicza chaos w kuchni i pozwala obsłużyć więcej zamówień w tym samym czasie.
Propozycja menu IVR (gastronomia)
- 1 – zamówienia (dostawa / odbiór)
- 2 – catering firmowy / eventy
- 3 – reklamacje / sprawy pilne
To menu jest krótkie i działa w praktyce. Najważniejsze, żeby reklamacje miały swoją ścieżkę – wtedy obsługa zamówień nie blokuje tematów pilnych (i odwrotnie).
Kolejka połączeń w szczycie
- w godzinach szczytu telefon dzwoni non stop,
- kolejka eliminuje „zajęte”, a klient wie, że „jest w kolejce”,
- możesz odtwarzać krótkie komunikaty (np. „czas dostawy…”, „zamówienia przyjmujemy do…”),
- łatwiej zapanować nad obsługą, bo rozmowy są odbierane w kolejności.
To często najprostsza zmiana, która najszybciej poprawia sprzedaż w dostawie – klient nie odpada po pierwszym „zajęte”.
Typowe zastosowania w gastronomii
Restauracje i bary
- kolejka zamówień w godzinach szczytu,
- oddzielne ścieżki dla zamówień i reklamacji,
- szybkie przełączanie do menedżera sali.
Dostawy i pizzerie
- obsługa wielu zamówień telefonicznych naraz,
- oddzwanianie do klientów z historii połączeń,
- jeden numer dla kilku lokali (jedna centrala).
Catering firmowy
- osobna ścieżka IVR dla zapytań cateringowych,
- przekierowanie do koordynatora,
- porządek w ustaleniach i terminach.
Funkcje szczególnie przydatne w gastronomii
1) IVR i komunikaty
- podział na zamówienia, catering i reklamacje,
- komunikaty o godzinach otwarcia i promocjach,
- jasne instrukcje dla klientów.
2) Kolejki połączeń
- kolejka zamiast zajętości,
- kontrola liczby oczekujących,
- równomierna obsługa rozmów.
3) Numery wewnętrzne i historia
- numery wewnętrzne dla koordynatora i kuchni,
- lista połączeń jako rejestr kontaktów,
- szybkie oddzwanianie do klientów.
4) Po godzinach
- voice2email lub komunikat informacyjny,
- brak „martwego telefonu”,
- lepsze wrażenie u klienta.
Jak uruchomić centralkę w gastronomii?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby osób, które odbierają telefony.
- Dodaj numer restauracji lub przenieś obecny numer.
- Skonfiguruj powitanie, IVR Menu i reguły godzinowe.
- Ustaw kolejkę na godziny szczytu.
- Dodaj numery wewnętrzne dla zespołu.
FAQ (gastronomia)
Czy kolejka ma sens w restauracji?
Tak – szczególnie w godzinach szczytu. Klienci trafiają do kolejki zamiast słyszeć zajętość, a zamówienia są obsługiwane po kolei.
Czy kilka osób może odbierać jeden numer?
Tak. Jeden numer może być obsługiwany przez kilka osób jednocześnie, co zwiększa liczbę odebranych połączeń.
Co z telefonami po godzinach otwarcia?
Możesz ustawić komunikat lub voice2email, a oddzwanianie wykonać następnego dnia.
Czy muszę instalować centralę w lokalu?
Nie. To wirtualna centralka w chmurze – konfigurujesz ją w panelu, bez instalacji sprzętu na miejscu.
Chcesz odbierać więcej zamówień telefonicznych?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, ustaw IVR i kolejki, a telefon w gastronomii przestanie być wąskim gardłem sprzedaży.