Centralka telefoniczna w fotowoltaice (sprzedaż, audyty, montaże, serwis)
W firmach fotowoltaicznych telefon obsługuje kilka równoległych tematów: wyceny i dobór instalacji, umawianie audytów, koordynację montażu, status realizacji oraz serwis i gwarancję. Zespół jest często w terenie (audyty, montaże, dojazdy), więc bez uporządkowania połączeń łatwo o „zgubione” telefony i chaos w oddzwanianiu.
Wirtualna centralka w chmurze pozwala to uporządkować: IVR rozdziela typy spraw, kolejka połączeń działa zamiast zajętości, a przekierowania na komórkę lub aplikacje sprawiają, że lead i zgłoszenie serwisowe nie przepadają, gdy zespół jest w trasie.
Co centralka daje firmie PV w praktyce?
- Rozdział spraw – IVR „wycena / status realizacji / serwis i gwarancja”.
- Przekierowania na teren – handlowcy i ekipy odbierają, gdy są w audycie lub na montażu.
- Kolejka zamiast zajętości – więcej odebranych leadów w godzinach szczytu.
- Szybkie oddzwanianie – historia połączeń jako lista „do odzyskania”.
- Scenariusze po godzinach – inna obsługa w weekendy i wieczorami.
- Integracje – API do CRM i automatyzacji pozyskania leada.
Efekt: sprzedaż działa szybciej, a obsługa realizacji i serwisu jest bardziej przewidywalna – bez nerwowego przekazywania rozmów i bez „zgubionych” zgłoszeń.
Najczęstsze tematy rozmów w fotowoltaice
- wycena i dobór instalacji (pytania o moc, magazyn energii, dotacje),
- umówienie audytu i zbieranie danych (adres, termin, warunki),
- status realizacji: terminy, ekipy, logistyka,
- serwis i gwarancja: usterki, zgłoszenia, przeglądy,
- kontakt posprzedażowy: dokumenty, rozliczenia, instrukcje.
W praktyce najlepiej działa rozdzielenie „nowych zapytań” od „serwisu” oraz jasny scenariusz, co dzieje się, gdy nikt nie odbierze od razu.
Przykładowy scenariusz obsługi klienta w PV
Poniżej prosty schemat, który sprawdza się w firmach od sprzedaży po serwis:
- Klient dzwoni na główny numer firmy (z reklamy, strony WWW, polecenia).
- Centralka odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – wycena i dobór, 2 – status realizacji, 3 – serwis / gwarancja.
- Zapytania ofertowe trafiają do kolejki sprzedażowej lub do pierwszego wolnego handlowca.
- Sprawy realizacyjne kierowane są do koordynatora lub zespołu obsługi (osobna kolejka / numery wewnętrzne).
- Serwis i gwarancja mają własną ścieżkę – żeby zgłoszenia nie mieszały się ze sprzedażą.
- Gdy ekipa jest w terenie, połączenia są odbierane na aplikacji mobilnej lub przez przekierowanie na komórkę, a nieodebrane telefony wracają w formie historii do oddzwonienia.
Dzięki temu klient szybciej trafia do właściwej osoby, a firma nie traci leadów, gdy zespół jest w audycie lub na montażu.
Propozycja menu IVR (PV)
- 1 – wycena i dobór instalacji
- 2 – status realizacji / terminy
- 3 – serwis / gwarancja
Menu można rozbudować (np. magazyny energii, dotacje, B2B), ale w większości firm trzy ścieżki w zupełności wystarczają – pod warunkiem, że „serwis” jest oddzielony od „wycen”.
Typowe zastosowania w fotowoltaice
Sprzedaż i leady
- kolejka dla sprzedaży (bez zajętości),
- oddzwanianie z historii połączeń,
- (opcjonalnie) automatyczne dodanie dzwoniącego do CRM przez API.
Audyty i montaże
- przekierowania na komórki, gdy zespół jest w terenie,
- scenariusze po godzinach pracy (inne komunikaty i dyżury),
- oddzielny numer lub ścieżka dla koordynatora realizacji.
Serwis i gwarancja
- osobna ścieżka IVR dla zgłoszeń serwisowych,
- porządek w zgłoszeniach i czasie reakcji,
- łatwiejsze ustalenia dzięki historii połączeń.
Taki model obsługi sprawdzi się zarówno w małej firmie montażowej, jak i w większej organizacji z kilkoma ekipami i koordynacją realizacji.
Funkcje, które najczęściej robią różnicę w PV
1) IVR i podział na działy
- wycena / realizacja / serwis jako osobne ścieżki,
- mniej przypadkowych przekierowań,
- sprawniejsze rozmowy i krótsza obsługa.
2) Kolejki i oddzwanianie
- kolejka połączeń zamiast zajętości,
- komunikaty i muzyka oczekiwania,
- oddzwanianie z historii połączeń.
3) Przekierowania na teren
- przekierowania na komórkę / aplikację,
- scenariusze po godzinach i w weekendy,
- brak „martwego telefonu”, gdy ekipa jest poza biurem.
4) API do CRM (opcjonalnie)
- integracja przez API – dodanie leada po połączeniu,
- powiązanie rozmowy z kartą klienta,
- lepszy pomiar skuteczności źródeł kontaktu.
Jak uruchomić centralkę w firmie fotowoltaicznej?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do zespołu.
- Dodaj numer lub przenieś obecny numer firmy.
- Skonfiguruj powitanie i IVR (wycena / realizacja / serwis).
- Ustaw kolejki i przekierowania na teren.
- (Opcjonalnie) podłącz CRM przez API.
FAQ (fotowoltaika)
Czy da się rozdzielić sprzedaż od serwisu i realizacji?
Tak. IVR pozwala ustawić osobne ścieżki dla wyceny, realizacji i serwisu, żeby telefony nie mieszały się między działami.
Czy zespół może odbierać telefony w terenie?
Tak. Możesz użyć przekierowań i aplikacji mobilnych, aby handlowcy i ekipy odbierali rozmowy poza biurem.
Czy klienci będą słyszeli zajętość?
Nie muszą – połączenia mogą trafiać do kolejki, gdzie klient słyszy muzykę i komunikaty, a rozmowa jest obsłużona, gdy ktoś się zwolni.
Czy można automatycznie dodawać leady do CRM?
Tak – przez API. Możesz automatycznie utworzyć leada po połączeniu i powiązać rozmowę z kartą klienta.
Chcesz odbierać więcej leadów i uporządkować realizację?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, ustaw IVR, kolejki i przekierowania, a telefon w firmie PV zacznie działać przewidywalnie – nawet gdy zespół pracuje w terenie.