Centralka telefoniczna dla zespołu sprzedaży B2B i call center
W sprzedaży telefonicznej liczy się szybkość, powtarzalny proces i to, żeby żaden lead nie „uciekł”. Wirtualna centralka w chmurze pozwala zbudować profesjonalny schemat obsługi: IVR, kolejki, nagrywanie rozmów, historia połączeń oraz elastyczne przekierowania, gdy handlowcy pracują w terenie albo poza biurem.
Usługa otoTelefon daje jeden system dla całego zespołu – niezależnie od tego, czy pracujecie w jednym biurze, w kilku lokalizacjach, czy hybrydowo.
Co centralka daje sprzedaży w praktyce?
- Brak zajętości na infolinii – połączenia ustawiają się w kolejce, zamiast się „odbijać”.
- Szybkie rozdzielanie leadów – rozmowy trafiają do właściwych osób wg strategii (kolejność, równomiernie, priorytety).
- Kontrola jakości – (opcjonalnie) nagrywanie rozmów i odsłuch do szkolenia zespołu.
- Praca w terenie – przekierowania na komórki/aplikacje, aby handlowiec odbierał poza biurem.
- Porządek w kontakcie – historia połączeń i łatwe oddzwanianie.
- Integracje – API do CRM/ticketów: rozmowa i nagranie mogą być powiązane z kartą klienta.
Efekt: mniej utraconych połączeń, szybsza reakcja na leady i łatwiejsze skalowanie zespołu, gdy rośnie liczba kampanii i źródeł ruchu.
Przykładowy scenariusz infolinii sprzedażowej
To prosty schemat, który działa zarówno w małym zespole B2B, jak i w większym call center:
- Lead dzwoni na numer infolinii (z kampanii, strony, stopki, podpisu mailowego).
- System odtwarza powitanie i (opcjonalnie) kieruje rozmowę wg IVR: 1 – oferta, 2 – obsługa obecnych klientów, 3 – rozliczenia.
- Połączenie trafia do kolejki sprzedaży – bez sygnału zajętości.
- Kolejka rozdziela rozmowy wg wybranej strategii (np. równomiernie, kolejno, priorytetowo).
- Handlowiec odbiera rozmowę w biurze lub zdalnie: na telefonie IP, aplikacji mobilnej albo na komputerze.
- Po rozmowie zespół oddzwania z historii połączeń, a przy integracji przez API kontakt trafia automatycznie do CRM.
W praktyce taki układ pozwala dowozić SLA oddzwaniania i utrzymać „równe” obłożenie handlowców, bez ręcznego przekazywania rozmów.
Podział na kolejki (gdy firma ma więcej niż jedną ścieżkę)
- Sprzedaż (inbound) – nowe zapytania i leady, priorytet „odbierz szybko”.
- Obsługa stałych klientów – przekierowanie do opiekunów i spraw bieżących.
- Wdrożenia / onboarding – połączenia do zespołu wdrożeniowego.
- Rozliczenia / billing – faktury, płatności, umowy, kwestie formalne.
W mniejszych zespołach te ścieżki można uprościć do 1–2 kolejek lub jednego IVR. W większych – warto rozdzielać ruch, żeby handlowcy nie byli blokowani przez tematy „obsługowe”.
Co warto ustawić, żeby sprzedaż działała sprawnie?
1) Kolejki i strategie rozdziału rozmów
- osobna kolejka dla sprzedaży i osobna dla obsługi obecnych klientów,
- różne strategie (kolejno / równomiernie / priorytety),
- limity czasu oczekiwania i przejście do alternatywnej ścieżki (np. inna grupa).
2) Praca mobilna i „dyżury”
- przekierowania połączeń na komórki, gdy handlowcy są w terenie,
- inny scenariusz po godzinach (np. dyżur / wiadomość voice2email),
- brak sytuacji „lead dzwoni, a nikt nie odbiera, bo wszyscy na spotkaniach”.
3) Jakość i szkolenie zespołu
- (opcjonalnie) nagrywanie rozmów do odsłuchu i coachingu,
- standard rozmowy i powtarzalne skrypty,
- łatwiejsze wdrażanie nowych osób w zespole.
Wsparcie dla outbound i kampanii wychodzących
Jeśli dzwonicie do klientów (outbound), centralka też pomaga „domknąć pętlę”: klient oddzwania na numer firmowy i trafia do właściwej ścieżki, a nie na prywatną komórkę handlowca.
- handlowcy dzwonią z jednego, spójnego numeru firmowego,
- klient oddzwania na ten sam numer – trafia do kolejki i dostępnych osób,
- w historii połączeń widać próby kontaktu i kto rozmawiał z klientem,
- możesz mieć osobne numery dla różnych kampanii (łatwiejszy pomiar).
Integracja z CRM i automatyzacje (jeśli potrzebujesz)
Jeśli pracujesz na CRM lub własnym systemie, to integracja przez API pozwala zautomatyzować kluczowe elementy procesu:
- automatyczne tworzenie leada lub kontaktu po połączeniu przychodzącym,
- powiązanie połączenia z kartą klienta i historią kontaktu,
- podpięcie nagrania rozmowy (gdy włączone) do sprawy lub leada,
- lepsze raportowanie skuteczności handlowców i źródeł leadów.
Dzięki temu telefon staje się częścią procesu sprzedaży, a nie osobnym „kanałem obok”.
Jak uruchomić centralę dla sprzedaży B2B / call center?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby agentów.
- Dodaj numer(y) dla infolinii i ewentualnie osobne numery dla kampanii.
- Skonfiguruj IVR, kolejki i strategię rozdziału połączeń.
- Podłącz stanowiska: telefony IP, aplikacje mobilne, softphone na komputerach.
- (Opcjonalnie) włącz nagrywanie rozmów i podepnij API do CRM.
FAQ (sprzedaż B2B / call center)
Czy połączenia mogą trafiać do kolejki zamiast zajętości?
Tak. W kolejce klient słyszy muzykę i komunikaty, a system rozdziela rozmowy na dostępnych agentów.
Czy handlowcy mogą odbierać rozmowy poza biurem?
Tak. Połączenia mogą być odbierane na aplikacjach mobilnych, komputerach lub (w razie potrzeby) przekierowane na numery zewnętrzne. To wygodne przy spotkaniach i pracy w terenie.
Czy mogę monitorować i poprawiać jakość rozmów?
Tak – jeśli włączysz nagrywanie rozmów, możesz odsłuchiwać rozmowy do szkolenia i standaryzacji procesu.
Czy da się połączyć telefonię z CRM?
Tak. Integracja przez API pozwala automatycznie tworzyć leada, podpinać rozmowę do kontaktu i raportować źródła.
Czy mogę zacząć od małego zespołu i rosnąć?
Oczywiście. Możesz zacząć od kilku osób i rozbudowywać układ IVR/kolejek oraz dodawać agentów, bez zmiany infrastruktury – system działa w chmurze.
Chcesz, żeby sprzedaż odbierała więcej leadów i działała procesowo?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, ustaw kolejki, przekierowania i (opcjonalnie) nagrania oraz integrację z CRM. Zbuduj infolinię sprzedażową jak w dużej firmie – bez inwestycji w sprzęt.