Centralka telefoniczna w medycynie i placówkach medycznych
W rejestracji i na infolinii medycznej liczy się jedno: pacjent ma się dodzwonić, zamiast słyszeć ciągły sygnał zajętości. Wirtualna centralka w chmurze pozwala poukładać ruch telefoniczny tak, by w godzinach szczytu działały kolejki, a po godzinach – jasny komunikat i możliwość zostawienia wiadomości.
Usługa otoTelefon daje placówce jeden numer „do rejestracji”, a pod spodem dowolną liczbę użytkowników, stanowisk i scenariuszy IVR – bez kupowania centrali PBX i bez instalacji na miejscu.
Co centralka rozwiązuje w praktyce?
- Dużo połączeń naraz – kolejka zamiast zajętości, pacjent słyszy muzykę i komunikaty.
- Jeden numer, kilka stanowisk – rejestracja, gabinety, rozliczenia, punkt pobrań: wszystko w jednym schemacie.
- Porządek w sprawach – historia połączeń, łatwiejsze oddzwanianie i kontrola, kto i kiedy odbierał.
- Godziny pracy i dyżury – automatyczne scenariusze w weekendy/święta i po godzinach (bez ręcznego przełączania).
- Brak „wąskiego gardła” – jeśli jedna osoba jest zajęta, połączenie idzie do następnej albo do kolejki.
Dzięki temu pacjent trafia do właściwej osoby szybciej, a zespół rejestracji ma mniej chaosu i mniej „oddzwaniania w ciemno”.
Przykładowy scenariusz dla rejestracji
Poniżej prosty, „życiowy” schemat, który możesz wdrożyć nawet w małej placówce:
- Pacjent dzwoni na główny numer rejestracji (stacjonarny/miejski).
- System odtwarza powitanie i informuje o godzinach przyjęć (a poza godzinami – kieruje do innego scenariusza).
- Pacjent wybiera opcję w menu IVR: 1 – rejestracja, 2 – odwołanie wizyty, 3 – wyniki / punkt pobrań, 4 – rozliczenia.
- Połączenie trafia do kolejki rejestracji lub na wskazany numer wewnętrzny.
- Gdy nikt nie odbiera w ustalonym czasie, system może przełączyć rozmowę do kolejnej grupy (np. innego stanowiska) albo do voice2email.
- Pracownicy oddzwaniają łatwo z historii połączeń, bez przepisywania numerów i bez zgubionych zgłoszeń.
Taki układ możesz rozbudować o dodatkowe komunikaty (np. „przed rozmową przygotuj numer PESEL”), o osobne scenariusze na święta oraz o przekierowania dyżurne.
Menu IVR – gotowy przykład do inspiracji
- 1 – rejestracja wizyty / przełożenie terminu
- 2 – odwołanie wizyty
- 3 – informacje o przygotowaniu do badania / dokumenty
- 4 – wyniki badań (jeśli placówka obsługuje to telefonicznie)
- 5 – sprawy pilne (przełączenie na dyżur / wskazaną osobę)
Menu możesz uprościć do 2–3 opcji albo rozbudować – ważne, żeby pacjent szybko rozumiał, co wybrać i jak trafić do właściwej osoby.
Funkcje, które najczęściej przydają się w placówkach medycznych
1) IVR, czyli porządek w sprawach
- menu „wciśnij 1/2/3” kieruje pacjenta do właściwej ścieżki obsługi,
- komunikaty informacyjne zmniejszają liczbę powtarzalnych pytań,
- osobne ścieżki dla rejestracji, punktu pobrań, rozliczeń.
2) Kolejki – zamiast zajętości
- pacjent słyszy muzykę i komunikaty, a nie ciągły sygnał zajętości,
- możesz ustawić strategie rozdziału rozmów i limity,
- łatwiej rozłożyć ruch na kilka stanowisk rejestracji.
3) Godziny pracy, dyżury, święta
- różne scenariusze w dni robocze, weekendy i po godzinach,
- automatyczne komunikaty o nieczynnej rejestracji,
- przełączenie na dyżur lub wiadomość voice2email.
Jak uruchomić centralkę w placówce medycznej?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby osób w rejestracji.
- Dodaj numer miejski lub przygotuj przeniesienie numeru.
- Utwórz numery wewnętrzne (rejestracja, punkt pobrań, rozliczenia).
- Skonfiguruj powitanie, menu IVR oraz kolejkę dla rejestracji.
- Ustaw reguły godzinowe (dni robocze / weekendy / święta) i scenariusz po godzinach.
FAQ (medycyna / placówki medyczne)
Czy pacjent zawsze usłyszy kolejkę zamiast zajętości?
Tak – jeśli połączenia trafią do kolejki, pacjent zamiast sygnału zajętości słyszy muzykę i komunikaty, a rozmowy są rozdzielane na dostępne stanowiska.
Czy mogę mieć jeden numer i kilka stanowisk rejestracji?
Tak. Jeden numer miejski może obsługiwać wiele osób i urządzeń: telefony IP, aplikacje mobilne i softphone’y. Możesz też dodać numery wewnętrzne dla działów i gabinetów.
Co z obsługą po godzinach i w święta?
Ustawiasz scenariusze godzinowe: w dni robocze działa rejestracja, po godzinach – komunikat i np. voice2email albo przełączenie na dyżur.
Czy da się szybko oddzwaniać do nieodebranych połączeń?
Tak – masz historię połączeń, z której łatwo oddzwonisz, bez szukania numerów w notatkach.
Czy potrzebuję centrali na miejscu i instalatora?
Nie. To wirtualna centralka w chmurze – konfigurujesz ją w panelu, a użytkownicy logują się z urządzeń (telefon IP, aplikacja, komputer).
Chcesz, żeby pacjent się dodzwonił – zamiast słyszeć zajętość?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, wybierz pakiet i ustaw dla rejestracji IVR oraz kolejkę połączeń. W razie potrzeby pomożemy ułożyć prosty schemat pod sposób pracy placówki.