Centralka telefoniczna w chmurze
Usługa otoTelefon to kompletna wirtualna centrala telefoniczna (IP‑PBX) dla firm. Zamiast kupować sprzęt i licencje, uruchamiasz gotowy system w chmurze: numery stacjonarne, numery wewnętrzne, kolejki, IVR, pocztę głosową i panel do samodzielnej konfiguracji – w cenie pakietu.
Co dostajesz w ramach wirtualnej centrali?
Każdy pakiet otoTelefon zawiera w sobie funkcje klasycznej centrali telefonicznej – tylko bez szafy z kablami w serwerowni. W standardzie masz m.in.:
- Numery telefoniczne – polskie numery stacjonarne (miejskie), możliwość przeniesienia istniejących numerów oraz numery wewnętrzne dla użytkowników i działów.
- Obsługę połączeń – przekierowanie połączeń, przekazywanie rozmów, blokady połączeń i szczegółową listę połączeń.
- Funkcje głosowe (IVR) – zapowiedzi i komunikaty (IVR Player), reguły na godziny pracy (IVR Switch), listy / grupy odbierające kolejno połączenia (IVR Lista), menu „wciśnij 1 / 2 / 3” (IVR Menu) oraz kolejki połączeń dla działów sprzedaży i obsługi.
- Rozszerzenia dla wymagających zespołów – tryb call center, nagrywanie rozmów, konferencje telefoniczne, faks internetowy oraz integracja przez API.
- Panel klienta – narzędzie do zarządzania numerami, użytkownikami i bilingiem, dostępne z przeglądarki z dowolnego miejsca.
Cały system działa w chmurze – możesz z niego korzystać w biurze, w domu i w terenie, łącząc telefony IP, bramki VoIP, aplikacje mobilne i softphone’y na komputerach.
Jak działa centralka w praktyce?
Poniżej prosty przykład obsługi klienta w firmie korzystającej z usługi otoTelefon:
- Klient dzwoni na Twój numer stacjonarny (miejski) przeniesiony lub nadany przez otoTelefon.
- Centralka odtwarza własne powitanie i – w zależności od godziny – kieruje ruch na odpowiedni scenariusz (np. inny w godzinach pracy, inny po godzinach).
- Klient może wybrać opcję z menu (np. „1 – sprzedaż, 2 – serwis”) – połączenie trafia do kolejki lub na konkretny numer wewnętrzny.
- Pracownik odbiera połączenie na telefonie IP, aplikacji mobilnej, komputerze lub przez bramkę VoIP.
- W razie potrzeby rozmowa może być przekazana do innej osoby lub działu, a całość zostaje odnotowana w historii połączeń.
- Jeśli nikt nie odbierze, centralka może przełączyć klienta na pocztę głosową (voice2email) lub na numer dyżurny poza godzinami pracy.
Wszystko to konfigurujesz samodzielnie w panelu – bez dzwonienia do serwisu technicznego i bez wizyt instalatorów.
IVR i kolejki połączeń – jak pracuje Twoja centrala
Moduły IVR w otoTelefon pozwalają zbudować scenariusze znane z dużych infolinii – z muzyką w oczekiwaniu, informacją o miejscu w kolejce i inteligentnym kierowaniem rozmów do konsultantów.
- IVR Player – odtwarza nagrane komunikaty (np. powitanie, informacje o firmie) przed połączeniem z konsultantem.
- IVR Switch – różne ścieżki obsługi w zależności od dnia tygodnia i godzin pracy; po godzinach rozmowy mogą automatycznie trafiać na pocztę głosową lub komunikat o godzinach pracy.
- IVR Lista – listy użytkowników, do których centrala dzwoni po kolei, aż ktoś odbierze (np. łańcuch dyżurów handlowców lub serwisantów).
- IVR Menu – klasyczne menu „wciśnij 1, aby połączyć się ze sprzedażą, 2 – z serwisem…”, które przekierowuje dalej do kolejek lub numerów wewnętrznych.
- IVR Kolejka – gdy linia jest zajęta, klient nie dostaje sygnału zajętości, tylko jest ustawiany w kolejce, słyszy muzykę oraz cykliczne komunikaty o miejscu w kolejce i/lub przewidywanym czasie oczekiwania. Konsultanci mogą pracować z biura lub zdalnie (również na zewnętrznych numerach), a system oferuje kilka strategii rozdzielania połączeń pomiędzy agentów.
- Monitoring i nagrania – dla kolejek możesz śledzić na bieżąco liczbę oczekujących i najdłuższy czas oczekiwania oraz, w razie potrzeby, włączyć nagrywanie rozmów.
Dzięki temu możesz zbudować obsługę klienta na poziomie dużych call center – przy koszcie i prostocie systemu chmurowego.
Jak różne branże wykorzystują centralkę otoTelefon?
Te same moduły IVR, kolejki i numery wewnętrzne możesz ułożyć na wiele sposobów. Poniżej kilka typowych scenariuszy – od małej kancelarii po zespół sprzedaży.
Przychodnia / gabinet medyczny
- jeden numer rejestracji z powitaniem i krótką informacją o godzinach pracy;
- menu „wciśnij 1, aby umówić wizytę, 2 – aby odwołać, 3 – w sprawie wyników badań”;
- kolejka połączeń do rejestracji – pacjent zamiast sygnału zajętości słyszy muzykę i informacje o miejscu w kolejce;
- po godzinach – automatyczny komunikat + możliwość zostawienia wiadomości na poczcie głosowej.
Kancelaria prawna / biuro rachunkowe
- profesjonalne powitanie z nazwą kancelarii i klauzulą o poufności rozmów;
- przekierowanie do sekretariatu, a stamtąd przekazywanie rozmów do prawników lub opiekunów klientów;
- różne numery wewnętrzne dla partnerów / działów, łatwe przełączanie spraw między osobami;
- szczegółowa historia połączeń oraz opcjonalne nagrywanie rozmów dla ważniejszych ustaleń.
E‑commerce / sklep internetowy
- dedykowany numer w stopce sklepu i kampaniach reklamowych;
- menu „1 – status zamówienia, 2 – zwroty i reklamacje, 3 – pomoc przy zakupie”;
- tryb call center z kolejką połączeń dla zespołu obsługi zamówień;
- dodatkowe numery z listy numerów do testowania skuteczności różnych kampanii i śledzenia źródeł kontaktu w liście połączeń.
Zespół sprzedaży B2B / call center
- jeden numer infolinii sprzedażowej z powitaniem i krótką zapowiedzią oferty;
- kolejki połączeń z różnymi strategiami rozdzielania rozmów między handlowców;
- przekierowania na numery komórkowe poza biurem i w terenie, aby żaden lead nie został „przegapiony”;
- nagrywanie rozmów + integracja przez API z CRM – odsłuch nagrania bezpośrednio z karty klienta.
Podobne scenariusze wykorzystują też biura nieruchomości, firmy logistyczne, serwisy techniczne czy software house’y. Kluczowe elementy (powitanie, IVR, kolejki, numery wewnętrzne) pozostają te same – zmienia się tylko ich ułożenie.
Główne obszary funkcjonalne centrali
1. Numery i użytkownicy
- dla każdego użytkownika – konto SIP, numer miejski i numer wewnętrzny,
- bezpłatne połączenia wewnątrz sieci otoTelefon,
- możliwość dodawania nowych numerów (lista numerów, przenoszenie numerów).
2. Łączność i połączenia
- przekierowanie połączeń (gdy nie odbiera, gdy zajęty, po godzinach),
- przekazywanie rozmów w trakcie połączenia,
- blokady połączeń na wybrane kierunki i numery,
- lista połączeń – szczegółowa historia rozmów.
3. Funkcje głosowe (IVR / Call center)
- nagrywane powitania i komunikaty głosowe (IVR Player),
- reguły czasowe i różne scenariusze w zależności od pory dnia (IVR Switch),
- listy dystrybucji połączeń oraz kolejki (kolejki połączeń, IVR Lista),
- tryb call center – praca wielu konsultantów na jednym systemie,
- współpraca z innymi modułami IVR (Menu, API), aby zbudować dokładnie taki schemat, jakiego potrzebujesz.
4. Dodatkowe możliwości
- nagrywanie rozmów jako opcja dodatkowa,
- konferencje telefoniczne – spotkania głosowe wielu osób,
- faks internetowy z przesyłką dokumentów na e‑mail,
- integracja przez API – podłączenie CRM, systemów ticketowych i własnych aplikacji.
Centralka a pakiety otoTelefon
W każdym pakiecie otrzymujesz wirtualną centralę – różnice dotyczą głównie liczby użytkowników, liczby numerów w cenie oraz zakresu funkcji call center.
- otoTelefon #1 – 1 użytkownik, idealny na start lub dla jednoosobowej firmy z jednym numerem.
- otoTelefon #3 – mały zespół (do 3 osób), menu głosowe i reguły na godziny pracy.
- otoTelefon #10 – zespół sprzedaży lub biuro obsługi, do 10 użytkowników, kolejka połączeń w standardzie.
- otoTelefon #30 – większe firmy, kilka działów lub marek, do 30 użytkowników i kilka zestawów IVR / kolejek.
Szczegółowe różnice między pakietami (liczba użytkowników, numery w cenie, stawki minutowe) znajdziesz w cenniku pakietów otoTelefon.
Najczęstsze pytania o centralkę telefoniczną
Czym różni się wirtualna centrala od tradycyjnej centralki PBX?
W tradycyjnym rozwiązaniu kupujesz fizyczne urządzenie, które ktoś musi zainstalować, aktualizować i serwisować. Wirtualna centrala w usłudze otoTelefon działa w chmurze – nie potrzebujesz własnego serwera ani specjalisty IT, konfigurację wykonujesz z poziomu przeglądarki.
Czy centralka jest w cenie pakietu, czy trzeba za nią dopłacać?
Funkcje centrali (numery wewnętrzne, przekierowania, IVR, kolejki – w zależności od pakietu) są elementem wybranego pakietu otoTelefon. Nie płacisz osobno za „urządzenie centrali” – kupujesz po prostu pakiet z określoną liczbą użytkowników i zakresem funkcji.
Czy klient w kolejce wie, które jest w kolejności i ile poczeka?
Tak. W kolejce możesz włączyć komunikaty informujące o miejscu w kolejce oraz – opcjonalnie – o szacowanym czasie oczekiwania. W czasie oczekiwania odtwarzana jest także muzyka, więc klient nie ma wrażenia, że „nic się nie dzieje”.
Czy konsultanci mogą odbierać kolejkę spoza biura?
Tak. Agenci mogą pracować z dowolnego miejsca – na telefonach IP, w aplikacjach mobilnych, softphone’ach albo nawet na zewnętrznych numerach, które zostaną podpięte jako miejsca odbioru połączeń z kolejki.
Czy system obsłuży kilka kolejek i kilka działów jednocześnie?
Tak. Możesz stworzyć kilka kolejek (np. sprzedaż, serwis, infolinia), a ci sami konsultanci mogą obsługiwać wiele kolejek równolegle – widząc, z której kolejki pochodzi dane połączenie.
Czy mogę zacząć od małej konfiguracji i rozbudować ją później?
Oczywiście. Możesz zacząć od pojedynczego numeru i jednego użytkownika, a potem dodawać kolejnych użytkowników, numery wewnętrzne i miejskie. W razie potrzeby możesz też przejść na wyższy pakiet, gdy zespół urośnie.
Czy do działania centrali potrzebuję specjalnych telefonów?
Nie. Możesz korzystać z różnych urządzeń: telefonów IP, bramek VoIP do zwykłych aparatów, aplikacji mobilnych oraz softphone’ów na komputerze. Wszystkie urządzenia logują się do tej samej centrali.
Czy możecie pomóc w zaprojektowaniu schematu centrali?
Tak. Jeśli potrzebujesz pomocy przy zaplanowaniu menu IVR, kolejek czy numerów wewnętrznych, skontaktuj się z nami – wspólnie dobierzemy konfigurację do sposobu pracy Twojej firmy.
Chcesz mieć centralę jak w dużej firmie – bez inwestycji w sprzęt?
Załóż konto w usłudze otoTelefon, wybierz pakiet dopasowany do wielkości zespołu i skonfiguruj własną centralę telefoniczną w chmurze: z numerami wewnętrznymi, IVR, kolejkami i historią połączeń.